В подавляющем числе случаев отдельная запись для пребывания священно- или церковнослужителям за штатом не создается, а информация о выходе его за штат приводится в комментарии к последнему месту служения:
Информация о выходе за штат, как в приведенном примере со страницы диакона Иоанна Огородникова: «17.07.1895 уволен за штат по болезни» — определенно не лишняя, ее обязательно следует приводить, поскольку она объясняет читателю причину окончания служения.
Отдельная запись о месте служения с саном «заштатный священник», «заштатный протоиерей», «заштатный диакон» и др. создается только в двух случаях:
'1) если священник, будучи заштатным, нес какие-то церковные послушания:
В этом примере со страницы протоиерея Иннокентия Аксенова отмечено, что с середины 1915 по 25.08.1917 г. он был за штатом, не был штатным священнослужителем никакого храма, однако проходил церковные служения: уездного наблюдателя церковно-приходских школ и председателя уездного отделения епархиального училищного совета. Поэтому в поле «Сан» для записи об этом месте служения выбрана позиция «заштатный священник»;
'2) если священнослужитель вышел за штат в одном храме, а за штатом числился при другом (например, переехал в старости к детям в другой населенный пункт):
N.B.! В заглавном поле «Сан» биографической страницы (т. е. в разделе «Общие данные») слово «заштатный» никогда не используем. Подробнее см. от этом здесь: